Pentingnya Komunikasi dalam Manajemen

A.      Pengertian Komunikasi .

Berikut adalah pengertian Komunikasi menurut para ahli :
a. Raymond Ross.

 Komunikasi adalah proses menyortir, memilih, dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa agar membantu pendengar membangkitkan respons/makna dari pemikiran yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator

b. Bernard Barelson & Garry A. Steiner.

Komunikasi adalah proses transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan menggunakan simbol-simbol, kata-kata, gambar, grafis, angka, dsb

c. Colin Cherry.

 Komunikasi adalah proses dimana pihak-pihak saling menggunakan informasi dengan untuk mencapai tujuan bersama dan komunikasi merupakan kaitan hubungan yang ditimbulkan oleh penerus rangsangan dan pembangkitan balasannya.

Komunikasi pada hakikatnya adalah sebuah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan. Menurut Onong Uchjana Effendi, pesan komunikasi terdiri dari dua aspek, pertama isi pesan (the content of the message) lalu kedua, lambang (symbol). Tujuan dari komunikasi itu sendiri yaitu, mengubah sikap, mengubah opini, mengubah perilaku, dan mengubah masyarakat. Dalam perkembangannya, komunikasi juga memiliki fungsi tersendiri yaitu to inform, to educate, to entertain, dan to influence.

B.      Proses Komunikasi.

Kemampuan berkomunikasi akan menentukan berhasil tidaknya seorang pemimpin dalam melaksanakan tugasnya. Setiap pemimpin (leader) memiliki pengikut (flower) guna meralisir gagasannya dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Disinilah pentingnya kemampuan berkomunikasi bagi seorang pemimpin, khususnya dalam usaha untuk mempengaruhi prilaku orang lain. Inilah hakekatnya dari suatu manajemen dalam organisasi. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasisan, pengarahan dan pengawasan dengan memberdayakan anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menajemen sering juga didefinisikan sebagai seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Para manejer mencapai tujuan organisasi dengan cara mengatur orang lain untuk melaksanakan tugas apa saja yang mungkin diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

                Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi karena tanpa manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Paling kurang ada tiga alasan utama mengapa manajemen itu dibutuhkan. Pertama : Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan suatu organisasi dan pribadi. Kedua :  Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan dari pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, maupun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat kerja, assosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah. Ketiga : Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas.

C.      Komunikasi dalam Manajemen.

Komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.

Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi padahal komunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer. Ada dua alasan, pertama: komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai. Kedua: komunikasi adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.

Source: http://choirunnisawijayanti.blogspot.co.id/2013/11/komunikasi-dalam-manajemen.html

                http://kikipratiwikiwi.blogspot.co.id/2014/01/komunikasi-dalam-manajemen.html

Read More

my bestfriends

Masing – masing dari kita pasti pernah punya yang namanya SAHABAT. Sahabat yang mau dengerin curhatan kita, kasih saran, sahabat yang bisa diajak gila – gilaan bareng, ntah ngelakuin hal gokil apa sama mereka. Nah, beberapa dari kita pasti punya sahabat yang udah lama banget. Ntah sahabat dari kecil,sahabat dari SD,SMP,atau SMA yang umur persahabatannya udah tahunan. Buat ngebangun persahabatan yang lama itu gak gampang. Apalagi kalo kita udah punya kesibukan masing – masing dan udah gak ada disatu tempat yang sama lagi sama sahabat kita. Pasti akan susah banget buat yang namanya kumpul, atau hangout bareng. Jangankan kumpul, kadang buat ngehubunginnya aja susah.

            Disini saya mau share sedikit tentang cerita persahabatan dan sahabat – sahabat saya yang udah kita bangun dari SMA. Awalnya kita ga terlalu deket waktu masuk SMA. Kita punya temen masing – masing walaupun kita satu kelas. ntah kenapa pada akhirnya kita bener – bener ngerasa deket itu saat kita kelas 12. Walaupun dikelas 12 ada 1 sahabat kita yang pisah kelas karena beda jurusan, tapi kita tetep bareng kalo lagi jam istirahat atau pulang sekolah. bahkan kita sering belajar bareng walaupun kita beda jurusan.

Waktu itu lagi heboh sama film “5cm” yang bercerita tentang perjalanan 5 orang sahabat. Di salah satu adegan, terlihat plat mobil B 5 AJ. Salah satu sahabat saya akhirnya bilang “gimana kalo kita namain persahabatan kita ini B4AJ? kalo di 5cm plat mobilnya si Ian kan B 5 AJ karena mereka berlima..” dan kita semua setuju buat menamai persahabatan kita jadi B4AJ. Temen – temen di sekolah akhirnya mulai ga asing sama nama B4AJ. Pokoknya misalkan ada salah satu dari kita yang ga ada, pasti dibilang “kok B4AJ kurang 1?”. Mungkin sebagian orang mengira kalau kita ini geng, tapi kita selalu bilang kalau kita bukan geng. Cuma kita bikin nama persahabatan aja biar seru.

Mungkin orang lain melihat kami sangat kompak karena kemana – mana selalu bareng. Padahal, bukan berarti selalu bareng itu tidak ada masalah didalam persahabatan kami. Perdebatan kecil sampai besar pun pernah terjadi didalam persahabatan kami berempat. Kami memiliki sifat yang berbeda – beda. Tetapi kami selalu berusaha untuk mempertahankannya. Jangan sampai hanya karena ada perdebatan satu dengan yang lain, semuanya jadi bubar.

Persahabatan kita terus berlanjut sampai kita semua lulus SMA. libur panjang pun kita isi dengan main dan kumpul bareng. Walapun sering bersama, kami mempunyai tujuan masing – masing untuk melanjutkan pendidikan ke perguruan tinggi. Ada yang masuk ke sekolah perawat, jurusan broadcasting, psikologi, dan saya sendiri mengambil manajemen informatika. Hanya satu sahabat saya yang satu kampus dengan saya.hal ini membuat kami sulit untuk berkumpul semenjak masuk kuliah. Namun, kami selalu menyempatkan waktu sebisa mungkin untuk bisa berkumpul, saling bertukar cerita, atau menghabiskan waktu dengan nonton atau pergi ke suatu tempat.

Saya berharap persahabatan ini bisa terus berlanjut sampai seterusnya. So, kalau kalian punya sahabat, jaga baik – baik sahabat kalian. Jangan hanya karena kalian tidak suka dengan sifatnya atau penampilan, dll persahabatan kalian bisa bubar gitu aja. Mencari sahabat tidak semudah mencari musuh.

“One by one, people started leaving. But not your bestfriend.”

Read More

Record Retention Schedule

Record Retention Schedule

1. PENGERTIAN

                Sebelum kita masuk ke dalam pengertian record retention schedule, maka kita ulang sedikit masalh filing yang sudah dibicarakan pada bab yang ada didepannya,

                Dalam FILING kita bicarakan bagaimana cara menyimpan data-dat ataupun surat-surat perusahaan yang penting, tanpa melihat batas waktu sebenarnya berapa lama papers tersebut seharusnya disimpan. Untuk itu masalah kapan dan perlukah suatu papers disimpan dan kapan seharusnya surat, data maupun laporan sebaiknya dimusnahkan kita perlu mengetahuinya apa yang dinamakan Record Retention Schedule.

Adapun pengertian Record Retention Schedule menurut FX Soedjadi adalah sebagai berikut :

                Record Retention Schedule adalah Suatu kebijakan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan , pemilihan, distribusu ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis record yang mana dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

2. PENGELOLAAN RECORDS

                Pengelolaan records ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu record harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya.

                Bderdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu yang disesuaikan dengan kondisi suatu instansi, keadaan perusahaan, kepentingan records terhadap hasil pengambilan keputusan, biaya yang harus dikeluarkan serta dasar sistem filing yang dipakai maka suatu records bisa ditentukan kapan dan jenis apa yang harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara (temporary storage), dan kapan records tersebut harus disimpan untuk selamanya (permanent storage).

Adapun penggolongan records menurut FX sudadji adalah sebagai berikut :

1.         Records yang tidak penting (nonessential),

2.         Records yang dapat dimanfaatkan (helpful),

3.         Records yang penting (important),

4.         Records yang sangat penting (vital).

1.    Records yang tidak penting

Records yang tidak penting disini dimaksudkan semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dealam waktu yang singkatatau bahkan hanya digunakan dalam beberapa menit saja. Oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan, biaya perawatan, tempat maupun waktu.

Sehingga sebaiknya records yang tidak penting ini dimusnahkan kalau kegunaannya sudah dipakai.

Yang bisa termasuk ke dalam records ini antara lain :

1.                   Nota-nota pembelian barang yang sudah lunas

2.                   Slip-slip surat pendaftaran pegawai

3.                   Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi (misalnya pesta perkawinan, peresmian gedung dsb)

4.                   Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari (misalnya hari libur, kegiatan amal dsb)

5.                   Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin, dan sebagainya.

2.    Records yang tidak dimanfaatkan

Maksud records disini adalah records yang masa penggunaannya dalam waktu yang terbatas  sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan kalu sudah melewati batas waktu kadaluarsa.

Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file sudah dimanfaatkan untuk mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan maka records tersebut sudah dapat dimusnahkan.

Sedangkan  yang termasuk ke dalam records ini adalah sebagai berikut :

a.       Surat-surat undangan rapat

b.      Dokumen-dokumen yang bersifat periodik

c.       Surat-surat keterangan izin dan sakit

d.      Surat-surat dinas ke cabang perusahaan, dan sebagainya.

3.              Records yang penting

Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan atau laporan-laporan ataupun dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaannya dalam jangka waktu yang relatif lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun.

Records ini karena mempunyai usia pemakaina yang relatif lama maka records ini harus dimasukkan ke dalam file yang telah disesuaikan dengan sistem yang dipakai dan memerlukan pemeriksaan yang terus-menerus atau secara kontinou.

Penyimpanan records ini bisa dimasukkan ke dalam almari-almari  atau file kabinet yang mempunyai usia pemakaian sampai sepuluh tahunan, sehingga keamanan file yang disimpan terjamin.

Apabila records tersebut sudah melewati batas waktunya maka records tersebut bisa dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat yang berwenang.

Yang tegolong ke dalam records yang penting adalah :

a.       Dokumen-dokumen penjualan

b.      Laporan-laporan keuangan

c.       Catatan-catatan pembukaan mengenai penerimaan dan pengeluatan masalah keuangan

d.      Wesel-wesel tagih dan sebagainya.

4.              Records yang sangat penting

Records ini yang akan disimpan selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut mati-hidupnya perusahaan misalnya menyangkut segi yuridis atau historis berdirinya perusahaan atau instansi tersebut.

Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpana n yang permanen records-records tersebut  harus melewati proses yaitu dimsukkan terlebih dahulu  ke dalam tempat penyimpanan permanen records yang disimpan ke dalam tempat penyimpanan sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan yang permanen.

Adapun yang termasuk records ini sebagai berikut :

a.       Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai

b.      Surat perjanjian kontrak

c.       Surat-surat asuransi

d.      Surat-surat keputusan

e.      Surat izin pengoperasian kegiatan perusahaan

f.        Surat-surat hak milik perusahaan, dan sebagainya

SUMBER :

http://mumuthvampireelf.blogspot.com/2012/04/record-retention-schedule.html

http://elearning.gunadarma.ac.id/index.php?option=com_wrapper&Itemid=36

Read More

Filing

Filing

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat surat, catatan catatan, perhitungan perhitungan, grafik grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Mengapa suatu Filing diperlukan dalam suatu perusahaan ?

Read More

Komuniasi Dalam Organisasi

 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI.

I.                  Pengertian Komunikasi.

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama.
      Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi.Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horisontal.

II.               Gaya Komunikasi.

Menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss ada enam gaya komunikasi, yaitu:

1.      The Controlling Style.

Gaya komunikasi mengendalikan (The Controlling Style) ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.
Pihak - pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan.

2.      Two – Way Communication.

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).

3.      The Structuring Style.

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

4.      The Dynamic style.

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik.

5.      The Relinguishing Style.

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain

6.      The Withdrawal Style.

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

III.           PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI.

 

KOMUNIKASI INTERNAL.

Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan. Empat Dimensi Komunikasi organisasi:

1.      Downward communication.

Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

 a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction).
 b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale).
 c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices).
 d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): 1. Metode tulisan, 2. Metode lisan, 3. Metode tulisan diikuti lisan, 4. Metode lisan diikuti tulisan

2.      Upward communication.

Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informasi tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan. b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan. c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan. d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3.      Horizontal communication.

Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas. b) Upaya pemecahan masalah. c) Saling berbagi informasi. d) Upaya pemecahan konflik. e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

4.       Interline communication.

Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.

IV.           Hambatan - Hambatan Komunikasi.

Berikut ini adalah hambatan – hambatan dalam Komunikasi :

·         Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

·         Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan
terlalu sulit.

·         Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan
suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

·         Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

·         Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan,
sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

·         Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan
tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

Source: http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_organisasi

http://beruangkaki5.blogspot.com/2012/06/komunikasi-dalam-organisasi.html

Read More