Tata Kerja, Prosedur, dan Sistem Kerja

TATA KERJA, PROSEDUR KERJA,

     DAN  SISTEM KERJA

I.                Pengertian.

a.     Tata Kerja            : merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan

dengan benar dan berguna atau bisa      

 mencapai tingkat efisien yang maksimal.

b.     Prosedur Kerja      : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus

 dilalui suatu pekerjaan baik mengenai darimana

 asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan

 tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang

 harus digunakan agar pekerja tersebut dapat

 diselesaikan.

c.      Sistem Kerja           : merupakan susunan antara tata kerja dengan

 prosedur  yang  menjadi satu sehingga membentuk

 suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu

 pekerjaan.

Ketiganya merupakan satu kesatuan yang bulat artinya ketiganya merupakan  tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan adanya sistem kerja, tata kerja dan prosedur kerja menjadikan pelak­ sanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik.

ll.  Prinsip – prinsip Pemakaian Tata Kerja, Prosedur, dan Sistem Kerja.

Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut:  

1.      Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

2.      Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan  adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.

3.      Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedumya.

4.      Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.

5.      Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul­ betul terdapat  saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.

6.      Setiap tahap harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud

7.      Di  samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampilan   tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.     Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedur kerja disusun bukan berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja  yang ada. Melainkan berdasarakan skill (quality) tenaga kerja yang  dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan suatu bidang pekerjaan tertentu.

8.      Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja harus disusun sedemikian rupa se­ hingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas (stability  and flexibility). Stabilitas maksudnya bahwa sistem, tata kerja dan prosedur kerja itu harus mengandung   unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Adapun fleksibelitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus   luwes yaitu masih memungkinkan diadakannnya saling pergantian tugas,   sehingga misalnya salah seorang tidak masuk atau kebetuIan salah satu mesin  macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.

9.      Perlu diperhatikan bahwa penyusunan sistem, prosedur dan tata kerja harus selalu disesuaikan dengan kemajuan jaman dan teknologi, jadi harus dijaga updatednessnya.

10.  Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda-tanda atau simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan  semacam ini sering  disebut sebagai skema arus kerja (work flow chart) atau skerna proses kerja (work prosedures chart).

11.  Dan untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang setepat-tepatnya, maka adanya buku-buku pedoman (manuals) tentang hal-hal itu mutlak perlu dipersiapkan, untuk itu maka adanya staf khusus.

Source: http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab4_tata_kerja_prosedur_kerja_dan_sistem_kerja.pdf

Read More

KOORDINASI DALAM MANAJEMEN

                        KOORDINASI

A.  KEBUTUHAN KOORDINASI.

Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin (atasan) dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usahauntuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentangmanajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.

B.  MASALAH – MASALAH PENCAPAIAN KOORDINASI YANG EFEKTIF.

Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:

1.      Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

2.      Perbedaan dalam oriantasi waktu

Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

3.      Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

4.      Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

C.  PENDEKATAN – PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG EFEKTIF.

1.      Menggunakan Teknik-teknik dasar manajemen dasar

a. Hirarki manajerial,  rantai perintah, aliran informasi  dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas akan menumbuhkan integrasi jika dirumuskan dengan jelas dan dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

b. Aturan dan prosedur keputusan manajerial yang dibuat untuk mengatasi masalah rutin dapat digunakan sebagai alat koordinasi dan pengawasan rutin

c. Rencana dan penetapan tujuan dimana satuan-satuan organisasi diarahkan ke sasaran yang sama.

2.      Meningkatkan Koordiansi Potensial

a.      Sistem informasi vertical yaitu data disalurkan melalui tingkatan manajemen, komunikasi dapat terjadi didalam atau diluar rantai perintah

b.      Hubungan-hubungan lateral (system informasi horizontal) melalui pemotongan rantai perintah dimana informasi dapat dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana infomasi tersebut diperlukan.

Beberapa macam hubungan lateral :

1.      Kontak langsung antar  individu

2.      Peranan hubungan yang menangani komunikasi antar depatemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

3.      Panitia yang diorganisasikan secara formal dengan pertemuan yang terjadwal dan satuan tugas yang dibentuk untuk menangani masalah khusus

4.      Pengintegrasian peranan bila suatu hal memerlukan tingkat koordinasi tinggi dan perhatian terus menerus dari seseorang.

5.      Peranan penghubung manajerial yang mempunyai kekuasan untuk menyetujui perumusan anggaran oleh satuan–satuan yang diintegrasikan dan diimplementasikan

6.      organisasi matriks

c.      Pengurangan Kebutuhan akan koordinasi

1.               Penciptaan sumber daya tambahan  (penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu kerja, tugas diperingan) yang dapat memberikan kelonggaran bagi satuan kerja sehingga masalah yang timbul berkurang

2.               Penciptaan tugas yang dapat berdiri sendiri mengurangi kebutuhan akan koordiasi dengan merubah karakter satuan-satuan organisasi

D.  MEKANISME PENGKOORDINASIAN DASAR.

1.Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

2.Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3. Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

E.   MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL.

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.  Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :

1. Sistem informasi vertikal.
Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

2. Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
a. Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
b. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
c. Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
d. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

e. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.

f. Organisasi matriks,  suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang komplek.

F.   PENGURANGAN KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI.

1.Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

2.Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

3.Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

Read More