Komuniasi Dalam Organisasi

 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI.

I.                  Pengertian Komunikasi.

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama.
      Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi.Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horisontal.

II.               Gaya Komunikasi.

Menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss ada enam gaya komunikasi, yaitu:

1.      The Controlling Style.

Gaya komunikasi mengendalikan (The Controlling Style) ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.
Pihak - pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan.

2.      Two – Way Communication.

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).

3.      The Structuring Style.

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

4.      The Dynamic style.

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik.

5.      The Relinguishing Style.

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain

6.      The Withdrawal Style.

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

III.           PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI.

 

KOMUNIKASI INTERNAL.

Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan. Empat Dimensi Komunikasi organisasi:

1.      Downward communication.

Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

 a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction).
 b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale).
 c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices).
 d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): 1. Metode tulisan, 2. Metode lisan, 3. Metode tulisan diikuti lisan, 4. Metode lisan diikuti tulisan

2.      Upward communication.

Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a) Penyampaian informasi tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan. b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan. c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan. d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3.      Horizontal communication.

Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a) Memperbaiki koordinasi tugas. b) Upaya pemecahan masalah. c) Saling berbagi informasi. d) Upaya pemecahan konflik. e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

4.       Interline communication.

Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.

IV.           Hambatan - Hambatan Komunikasi.

Berikut ini adalah hambatan – hambatan dalam Komunikasi :

·         Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

·         Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan
terlalu sulit.

·         Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan
suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

·         Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

·         Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan,
sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

·         Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan
tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

Source: http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_organisasi

http://beruangkaki5.blogspot.com/2012/06/komunikasi-dalam-organisasi.html

Read More

Tata Kerja, Prosedur, dan Sistem Kerja

TATA KERJA, PROSEDUR KERJA,

     DAN  SISTEM KERJA

I.                Pengertian.

a.     Tata Kerja            : merupakan cara melaksanakan suatu pekerjaan

dengan benar dan berguna atau bisa      

 mencapai tingkat efisien yang maksimal.

b.     Prosedur Kerja      : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus

 dilalui suatu pekerjaan baik mengenai darimana

 asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan

 tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang

 harus digunakan agar pekerja tersebut dapat

 diselesaikan.

c.      Sistem Kerja           : merupakan susunan antara tata kerja dengan

 prosedur  yang  menjadi satu sehingga membentuk

 suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu

 pekerjaan.

Ketiganya merupakan satu kesatuan yang bulat artinya ketiganya merupakan  tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan adanya sistem kerja, tata kerja dan prosedur kerja menjadikan pelak­ sanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik.

ll.  Prinsip – prinsip Pemakaian Tata Kerja, Prosedur, dan Sistem Kerja.

Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut:  

1.      Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem tata kerja harus disusun dengan memperhatikan segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

2.      Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan  adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.

3.      Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedumya.

4.      Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.

5.      Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul­ betul terdapat  saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.

6.      Setiap tahap harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud

7.      Di  samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampilan   tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.     Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedur kerja disusun bukan berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja  yang ada. Melainkan berdasarakan skill (quality) tenaga kerja yang  dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan suatu bidang pekerjaan tertentu.

8.      Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja harus disusun sedemikian rupa se­ hingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas (stability  and flexibility). Stabilitas maksudnya bahwa sistem, tata kerja dan prosedur kerja itu harus mengandung   unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja. Adapun fleksibelitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus   luwes yaitu masih memungkinkan diadakannnya saling pergantian tugas,   sehingga misalnya salah seorang tidak masuk atau kebetuIan salah satu mesin  macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.

9.      Perlu diperhatikan bahwa penyusunan sistem, prosedur dan tata kerja harus selalu disesuaikan dengan kemajuan jaman dan teknologi, jadi harus dijaga updatednessnya.

10.  Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda-tanda atau simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan  semacam ini sering  disebut sebagai skema arus kerja (work flow chart) atau skerna proses kerja (work prosedures chart).

11.  Dan untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang setepat-tepatnya, maka adanya buku-buku pedoman (manuals) tentang hal-hal itu mutlak perlu dipersiapkan, untuk itu maka adanya staf khusus.

Source: http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab4_tata_kerja_prosedur_kerja_dan_sistem_kerja.pdf

Read More