TATA KERJA, PROSEDUR
KERJA,
DAN
SISTEM KERJA
I.
Pengertian.
a.
Tata Kerja :
merupakan
cara melaksanakan suatu pekerjaan
dengan benar dan berguna atau bisa
mencapai tingkat efisien yang maksimal.
b.
Prosedur Kerja : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus
dilalui suatu pekerjaan baik mengenai darimana
asalnya
dan mau menuju mana, kapan
pekerjaan
tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang
harus digunakan agar pekerja tersebut dapat
diselesaikan.
c.
Sistem
Kerja : merupakan susunan antara tata kerja
dengan
prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk
suatu pola tertentu
dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan.
Ketiganya
merupakan satu kesatuan yang bulat artinya ketiganya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan
adanya sistem kerja, tata
kerja dan prosedur kerja menjadikan pelak
sanaan fungsi manajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik.
ll.
Prinsip
– prinsip Pemakaian Tata Kerja, Prosedur, dan Sistem Kerja.
Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur dan sistem
kerja pada suatu instansi adalah
sebagai berikut:
1.
Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem tata kerja harus disusun
dengan memperhatikan
segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia
serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
2.
Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan
setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya
penjelasan tentang
tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan
organisasi dan semacamnya.
3.
Pilih salah satu pokok bidang
tugas yang akan dibuat bagan
prosedumya.
4.
Selanjutnya
harus dibuat dan dijelaskan daftar
dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
5.
Dalam penetapan tahap
demi tahap dalam rangkaian
pekerjaan maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul
betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah
satu tujuan.
6.
Setiap tahap harus betul-betul
merupakan suatu kerja yang nyata
dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan
yang dimaksud
7.
Di
samping itu harus ditetapkan pula
skill atau kecakapan dan ketrampilan
tenaga kerja yang diperlukan
untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
Jadi ini dimaksudkan untuk
tidak memperpanjang prosedur kerja.
Dengan kata lain prosedur kerja disusun bukan berdasarkan
jumlah (quantity) tenaga kerja yang
ada. Melainkan berdasarakan skill
(quality) tenaga kerja yang dibutuhkan
untuk dapat menyelesaikan suatu bidang pekerjaan tertentu.
8.
Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
harus disusun sedemikian rupa se hingga memiliki stabilitas dan fleksibelitas (stability and flexibility). Stabilitas maksudnya bahwa sistem, tata kerja dan prosedur kerja itu harus
mengandung unsur tetap sehingga menjamin
kelancaran dan kemantapan kerja. Adapun fleksibelitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes
yaitu masih memungkinkan
diadakannnya saling pergantian tugas, sehingga misalnya
salah seorang tidak masuk atau
kebetuIan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan
diselesaikan.
9.
Perlu diperhatikan bahwa penyusunan sistem,
prosedur dan tata kerja harus selalu
disesuaikan dengan kemajuan jaman dan teknologi, jadi harus dijaga
updatednessnya.
10. Untuk penggambaran tentang penerapan
sesuatu prosedur tertentu sebaiknya
dipergunakan tanda-tanda atau simbol dan skema
atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut sebagai skema arus kerja (work flow chart) atau skerna proses kerja (work prosedures chart).
11. Dan untuk menjamin penerapan
tata kerja, prosedur
kerja dan sistem
kerja yang setepat-tepatnya, maka adanya buku-buku
pedoman (manuals) tentang hal-hal itu mutlak perlu dipersiapkan, untuk itu maka adanya staf khusus.
Source: http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab4_tata_kerja_prosedur_kerja_dan_sistem_kerja.pdf