KOORDINASI DALAM MANAJEMEN

                        KOORDINASI

A.  KEBUTUHAN KOORDINASI.

Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin (atasan) dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usahauntuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentangmanajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.

B.  MASALAH – MASALAH PENCAPAIAN KOORDINASI YANG EFEKTIF.

Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:

1.      Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

2.      Perbedaan dalam oriantasi waktu

Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

3.      Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

4.      Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

C.  PENDEKATAN – PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG EFEKTIF.

1.      Menggunakan Teknik-teknik dasar manajemen dasar

a. Hirarki manajerial,  rantai perintah, aliran informasi  dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas akan menumbuhkan integrasi jika dirumuskan dengan jelas dan dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

b. Aturan dan prosedur keputusan manajerial yang dibuat untuk mengatasi masalah rutin dapat digunakan sebagai alat koordinasi dan pengawasan rutin

c. Rencana dan penetapan tujuan dimana satuan-satuan organisasi diarahkan ke sasaran yang sama.

2.      Meningkatkan Koordiansi Potensial

a.      Sistem informasi vertical yaitu data disalurkan melalui tingkatan manajemen, komunikasi dapat terjadi didalam atau diluar rantai perintah

b.      Hubungan-hubungan lateral (system informasi horizontal) melalui pemotongan rantai perintah dimana informasi dapat dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana infomasi tersebut diperlukan.

Beberapa macam hubungan lateral :

1.      Kontak langsung antar  individu

2.      Peranan hubungan yang menangani komunikasi antar depatemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

3.      Panitia yang diorganisasikan secara formal dengan pertemuan yang terjadwal dan satuan tugas yang dibentuk untuk menangani masalah khusus

4.      Pengintegrasian peranan bila suatu hal memerlukan tingkat koordinasi tinggi dan perhatian terus menerus dari seseorang.

5.      Peranan penghubung manajerial yang mempunyai kekuasan untuk menyetujui perumusan anggaran oleh satuan–satuan yang diintegrasikan dan diimplementasikan

6.      organisasi matriks

c.      Pengurangan Kebutuhan akan koordinasi

1.               Penciptaan sumber daya tambahan  (penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu kerja, tugas diperingan) yang dapat memberikan kelonggaran bagi satuan kerja sehingga masalah yang timbul berkurang

2.               Penciptaan tugas yang dapat berdiri sendiri mengurangi kebutuhan akan koordiasi dengan merubah karakter satuan-satuan organisasi

D.  MEKANISME PENGKOORDINASIAN DASAR.

1.Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

2.Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3. Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

E.   MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL.

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.  Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :

1. Sistem informasi vertikal.
Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

2. Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
a. Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
b. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
c. Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
d. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

e. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.

f. Organisasi matriks,  suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang komplek.

F.   PENGURANGAN KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI.

1.Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

2.Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

3.Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).