Pentingnya Komunikasi dalam Manajemen

A.      Pengertian Komunikasi .

Berikut adalah pengertian Komunikasi menurut para ahli :
a. Raymond Ross.

 Komunikasi adalah proses menyortir, memilih, dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa agar membantu pendengar membangkitkan respons/makna dari pemikiran yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator

b. Bernard Barelson & Garry A. Steiner.

Komunikasi adalah proses transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan menggunakan simbol-simbol, kata-kata, gambar, grafis, angka, dsb

c. Colin Cherry.

 Komunikasi adalah proses dimana pihak-pihak saling menggunakan informasi dengan untuk mencapai tujuan bersama dan komunikasi merupakan kaitan hubungan yang ditimbulkan oleh penerus rangsangan dan pembangkitan balasannya.

Komunikasi pada hakikatnya adalah sebuah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan. Menurut Onong Uchjana Effendi, pesan komunikasi terdiri dari dua aspek, pertama isi pesan (the content of the message) lalu kedua, lambang (symbol). Tujuan dari komunikasi itu sendiri yaitu, mengubah sikap, mengubah opini, mengubah perilaku, dan mengubah masyarakat. Dalam perkembangannya, komunikasi juga memiliki fungsi tersendiri yaitu to inform, to educate, to entertain, dan to influence.

B.      Proses Komunikasi.

Kemampuan berkomunikasi akan menentukan berhasil tidaknya seorang pemimpin dalam melaksanakan tugasnya. Setiap pemimpin (leader) memiliki pengikut (flower) guna meralisir gagasannya dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Disinilah pentingnya kemampuan berkomunikasi bagi seorang pemimpin, khususnya dalam usaha untuk mempengaruhi prilaku orang lain. Inilah hakekatnya dari suatu manajemen dalam organisasi. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasisan, pengarahan dan pengawasan dengan memberdayakan anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menajemen sering juga didefinisikan sebagai seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Para manejer mencapai tujuan organisasi dengan cara mengatur orang lain untuk melaksanakan tugas apa saja yang mungkin diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

                Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi karena tanpa manajemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Paling kurang ada tiga alasan utama mengapa manajemen itu dibutuhkan. Pertama : Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan suatu organisasi dan pribadi. Kedua :  Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan dari pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, maupun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat kerja, assosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah. Ketiga : Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas.

C.      Komunikasi dalam Manajemen.

Komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.

Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi padahal komunikasi yang efektif sangat penting bagi para manajer. Ada dua alasan, pertama: komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai. Kedua: komunikasi adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.

Source: http://choirunnisawijayanti.blogspot.co.id/2013/11/komunikasi-dalam-manajemen.html

                http://kikipratiwikiwi.blogspot.co.id/2014/01/komunikasi-dalam-manajemen.html

Read More

my bestfriends

Masing – masing dari kita pasti pernah punya yang namanya SAHABAT. Sahabat yang mau dengerin curhatan kita, kasih saran, sahabat yang bisa diajak gila – gilaan bareng, ntah ngelakuin hal gokil apa sama mereka. Nah, beberapa dari kita pasti punya sahabat yang udah lama banget. Ntah sahabat dari kecil,sahabat dari SD,SMP,atau SMA yang umur persahabatannya udah tahunan. Buat ngebangun persahabatan yang lama itu gak gampang. Apalagi kalo kita udah punya kesibukan masing – masing dan udah gak ada disatu tempat yang sama lagi sama sahabat kita. Pasti akan susah banget buat yang namanya kumpul, atau hangout bareng. Jangankan kumpul, kadang buat ngehubunginnya aja susah.

            Disini saya mau share sedikit tentang cerita persahabatan dan sahabat – sahabat saya yang udah kita bangun dari SMA. Awalnya kita ga terlalu deket waktu masuk SMA. Kita punya temen masing – masing walaupun kita satu kelas. ntah kenapa pada akhirnya kita bener – bener ngerasa deket itu saat kita kelas 12. Walaupun dikelas 12 ada 1 sahabat kita yang pisah kelas karena beda jurusan, tapi kita tetep bareng kalo lagi jam istirahat atau pulang sekolah. bahkan kita sering belajar bareng walaupun kita beda jurusan.

Waktu itu lagi heboh sama film “5cm” yang bercerita tentang perjalanan 5 orang sahabat. Di salah satu adegan, terlihat plat mobil B 5 AJ. Salah satu sahabat saya akhirnya bilang “gimana kalo kita namain persahabatan kita ini B4AJ? kalo di 5cm plat mobilnya si Ian kan B 5 AJ karena mereka berlima..” dan kita semua setuju buat menamai persahabatan kita jadi B4AJ. Temen – temen di sekolah akhirnya mulai ga asing sama nama B4AJ. Pokoknya misalkan ada salah satu dari kita yang ga ada, pasti dibilang “kok B4AJ kurang 1?”. Mungkin sebagian orang mengira kalau kita ini geng, tapi kita selalu bilang kalau kita bukan geng. Cuma kita bikin nama persahabatan aja biar seru.

Mungkin orang lain melihat kami sangat kompak karena kemana – mana selalu bareng. Padahal, bukan berarti selalu bareng itu tidak ada masalah didalam persahabatan kami. Perdebatan kecil sampai besar pun pernah terjadi didalam persahabatan kami berempat. Kami memiliki sifat yang berbeda – beda. Tetapi kami selalu berusaha untuk mempertahankannya. Jangan sampai hanya karena ada perdebatan satu dengan yang lain, semuanya jadi bubar.

Persahabatan kita terus berlanjut sampai kita semua lulus SMA. libur panjang pun kita isi dengan main dan kumpul bareng. Walapun sering bersama, kami mempunyai tujuan masing – masing untuk melanjutkan pendidikan ke perguruan tinggi. Ada yang masuk ke sekolah perawat, jurusan broadcasting, psikologi, dan saya sendiri mengambil manajemen informatika. Hanya satu sahabat saya yang satu kampus dengan saya.hal ini membuat kami sulit untuk berkumpul semenjak masuk kuliah. Namun, kami selalu menyempatkan waktu sebisa mungkin untuk bisa berkumpul, saling bertukar cerita, atau menghabiskan waktu dengan nonton atau pergi ke suatu tempat.

Saya berharap persahabatan ini bisa terus berlanjut sampai seterusnya. So, kalau kalian punya sahabat, jaga baik – baik sahabat kalian. Jangan hanya karena kalian tidak suka dengan sifatnya atau penampilan, dll persahabatan kalian bisa bubar gitu aja. Mencari sahabat tidak semudah mencari musuh.

“One by one, people started leaving. But not your bestfriend.”

Read More

Record Retention Schedule

Record Retention Schedule

1. PENGERTIAN

                Sebelum kita masuk ke dalam pengertian record retention schedule, maka kita ulang sedikit masalh filing yang sudah dibicarakan pada bab yang ada didepannya,

                Dalam FILING kita bicarakan bagaimana cara menyimpan data-dat ataupun surat-surat perusahaan yang penting, tanpa melihat batas waktu sebenarnya berapa lama papers tersebut seharusnya disimpan. Untuk itu masalah kapan dan perlukah suatu papers disimpan dan kapan seharusnya surat, data maupun laporan sebaiknya dimusnahkan kita perlu mengetahuinya apa yang dinamakan Record Retention Schedule.

Adapun pengertian Record Retention Schedule menurut FX Soedjadi adalah sebagai berikut :

                Record Retention Schedule adalah Suatu kebijakan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan , pemilihan, distribusu ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis record yang mana dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

2. PENGELOLAAN RECORDS

                Pengelolaan records ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu record harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya.

                Bderdasarkan pertimbangan-pertimbangan tertentu yang disesuaikan dengan kondisi suatu instansi, keadaan perusahaan, kepentingan records terhadap hasil pengambilan keputusan, biaya yang harus dikeluarkan serta dasar sistem filing yang dipakai maka suatu records bisa ditentukan kapan dan jenis apa yang harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara (temporary storage), dan kapan records tersebut harus disimpan untuk selamanya (permanent storage).

Adapun penggolongan records menurut FX sudadji adalah sebagai berikut :

1.         Records yang tidak penting (nonessential),

2.         Records yang dapat dimanfaatkan (helpful),

3.         Records yang penting (important),

4.         Records yang sangat penting (vital).

1.    Records yang tidak penting

Records yang tidak penting disini dimaksudkan semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dealam waktu yang singkatatau bahkan hanya digunakan dalam beberapa menit saja. Oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan, biaya perawatan, tempat maupun waktu.

Sehingga sebaiknya records yang tidak penting ini dimusnahkan kalau kegunaannya sudah dipakai.

Yang bisa termasuk ke dalam records ini antara lain :

1.                   Nota-nota pembelian barang yang sudah lunas

2.                   Slip-slip surat pendaftaran pegawai

3.                   Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi (misalnya pesta perkawinan, peresmian gedung dsb)

4.                   Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari (misalnya hari libur, kegiatan amal dsb)

5.                   Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin, dan sebagainya.

2.    Records yang tidak dimanfaatkan

Maksud records disini adalah records yang masa penggunaannya dalam waktu yang terbatas  sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan kalu sudah melewati batas waktu kadaluarsa.

Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file sudah dimanfaatkan untuk mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan maka records tersebut sudah dapat dimusnahkan.

Sedangkan  yang termasuk ke dalam records ini adalah sebagai berikut :

a.       Surat-surat undangan rapat

b.      Dokumen-dokumen yang bersifat periodik

c.       Surat-surat keterangan izin dan sakit

d.      Surat-surat dinas ke cabang perusahaan, dan sebagainya.

3.              Records yang penting

Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan atau laporan-laporan ataupun dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaannya dalam jangka waktu yang relatif lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5 tahun.

Records ini karena mempunyai usia pemakaina yang relatif lama maka records ini harus dimasukkan ke dalam file yang telah disesuaikan dengan sistem yang dipakai dan memerlukan pemeriksaan yang terus-menerus atau secara kontinou.

Penyimpanan records ini bisa dimasukkan ke dalam almari-almari  atau file kabinet yang mempunyai usia pemakaian sampai sepuluh tahunan, sehingga keamanan file yang disimpan terjamin.

Apabila records tersebut sudah melewati batas waktunya maka records tersebut bisa dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat yang berwenang.

Yang tegolong ke dalam records yang penting adalah :

a.       Dokumen-dokumen penjualan

b.      Laporan-laporan keuangan

c.       Catatan-catatan pembukaan mengenai penerimaan dan pengeluatan masalah keuangan

d.      Wesel-wesel tagih dan sebagainya.

4.              Records yang sangat penting

Records ini yang akan disimpan selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut mati-hidupnya perusahaan misalnya menyangkut segi yuridis atau historis berdirinya perusahaan atau instansi tersebut.

Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpana n yang permanen records-records tersebut  harus melewati proses yaitu dimsukkan terlebih dahulu  ke dalam tempat penyimpanan permanen records yang disimpan ke dalam tempat penyimpanan sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan yang permanen.

Adapun yang termasuk records ini sebagai berikut :

a.       Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai

b.      Surat perjanjian kontrak

c.       Surat-surat asuransi

d.      Surat-surat keputusan

e.      Surat izin pengoperasian kegiatan perusahaan

f.        Surat-surat hak milik perusahaan, dan sebagainya

SUMBER :

http://mumuthvampireelf.blogspot.com/2012/04/record-retention-schedule.html

http://elearning.gunadarma.ac.id/index.php?option=com_wrapper&Itemid=36

Read More

Filing

Filing

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat surat, catatan catatan, perhitungan perhitungan, grafik grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat tepatnya dalam rangka melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Mengapa suatu Filing diperlukan dalam suatu perusahaan ?

Read More