Record Retention Schedule
Sebelum
kita masuk ke dalam pengertian record retention schedule, maka kita ulang
sedikit masalh filing yang sudah dibicarakan pada bab yang ada didepannya,
Dalam
FILING kita bicarakan bagaimana cara menyimpan data-dat ataupun surat-surat
perusahaan yang penting, tanpa melihat batas waktu sebenarnya berapa lama
papers tersebut seharusnya disimpan. Untuk itu masalah kapan dan perlukah suatu
papers disimpan dan kapan seharusnya surat, data maupun laporan sebaiknya
dimusnahkan kita perlu mengetahuinya apa yang dinamakan Record Retention
Schedule.
Record
Retention Schedule adalah Suatu kebijakan yang harus dilakukan dalam rangka
proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan , pemilihan,
distribusu ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana
yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis record yang
mana dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak
diperlukan lagi.
2. PENGELOLAAN RECORDS
Pengelolaan
records ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan
menentukan kapan suatu record harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya.
Bderdasarkan
pertimbangan-pertimbangan tertentu yang disesuaikan dengan kondisi suatu
instansi, keadaan perusahaan, kepentingan records terhadap hasil pengambilan
keputusan, biaya yang harus dikeluarkan serta dasar sistem filing yang dipakai
maka suatu records bisa ditentukan kapan dan jenis apa yang harus dimusnahkan
atau disimpan untuk sementara (temporary storage), dan kapan records tersebut
harus disimpan untuk selamanya (permanent storage).
Adapun penggolongan records menurut FX sudadji adalah
sebagai berikut :
1.
Records yang tidak penting (nonessential),
2.
Records yang dapat dimanfaatkan (helpful),
3.
Records yang penting (important),
4.
Records yang sangat penting (vital).
1.
Records yang tidak penting
Records yang tidak penting disini
dimaksudkan semua surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya
digunakan dealam waktu yang singkatatau bahkan hanya digunakan dalam beberapa
menit saja. Oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang
tenaga penyimpanan, biaya perawatan, tempat maupun waktu.
Sehingga sebaiknya records yang tidak penting ini
dimusnahkan kalau kegunaannya sudah dipakai.
Yang bisa termasuk ke dalam records ini antara lain :
1.
Nota-nota pembelian barang yang sudah lunas
2.
Slip-slip surat pendaftaran pegawai
3.
Surat-surat undangan dari karyawan atau relasi
(misalnya pesta perkawinan, peresmian gedung dsb)
4.
Pengumuman yang berhubungan dengan kegiatan
sehari-hari (misalnya hari libur, kegiatan amal dsb)
5.
Pesanan-pesanan yang menyangkut kegiatan rutin,
dan sebagainya.
2.
Records yang tidak dimanfaatkan
Maksud records disini adalah
records yang masa penggunaannya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang
untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimusnahkan kalu sudah melewati
batas waktu kadaluarsa.
Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file
sudah dimanfaatkan untuk mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan
maka records tersebut sudah dapat dimusnahkan.
Sedangkan yang termasuk ke dalam
records ini adalah sebagai berikut :
a.
Surat-surat undangan rapat
b.
Dokumen-dokumen yang bersifat periodik
c.
Surat-surat keterangan izin dan sakit
d.
Surat-surat dinas ke cabang perusahaan, dan
sebagainya.
3.
Records yang penting
Yang termasuk records ini adalah
catatan-catatan atau laporan-laporan ataupun dokumen-dokumen yang mempunyai
waktu penggunaannya dalam jangka waktu yang relatif lama, misalnya dalam jangka
waktu 4 atau 5 tahun.
Records ini karena mempunyai usia
pemakaina yang relatif lama maka records ini harus dimasukkan ke dalam file
yang telah disesuaikan dengan sistem yang dipakai dan memerlukan pemeriksaan
yang terus-menerus atau secara kontinou.
Penyimpanan records ini bisa
dimasukkan ke dalam almari-almari atau
file kabinet yang mempunyai usia pemakaian sampai sepuluh tahunan, sehingga
keamanan file yang disimpan terjamin.
Apabila records tersebut sudah melewati batas waktunya
maka records tersebut bisa dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari
pejabat yang berwenang.
Yang tegolong ke dalam records yang penting adalah :
a.
Dokumen-dokumen penjualan
b.
Laporan-laporan keuangan
c.
Catatan-catatan pembukaan mengenai penerimaan
dan pengeluatan masalah keuangan
d.
Wesel-wesel tagih dan sebagainya.
4.
Records yang sangat penting
Records ini yang akan disimpan
selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan.
Karena records ini menyangkut mati-hidupnya perusahaan misalnya menyangkut segi
yuridis atau historis berdirinya perusahaan atau instansi tersebut.
Sebelum records ini disimpan pada
tempat penyimpana n yang permanen records-records tersebut harus melewati proses yaitu dimsukkan
terlebih dahulu ke dalam tempat
penyimpanan permanen records yang disimpan ke dalam tempat penyimpanan
sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukkan ke
dalam tempat penyimpanan yang permanen.
Adapun yang termasuk records ini sebagai berikut :
a.
Surat akte pendirian bangunan dan guna pakai
b.
Surat perjanjian kontrak
c.
Surat-surat asuransi
d.
Surat-surat keputusan
e.
Surat izin pengoperasian kegiatan perusahaan
f.
Surat-surat hak milik perusahaan, dan
sebagainya
SUMBER :
http://mumuthvampireelf.blogspot.com/2012/04/record-retention-schedule.html
http://elearning.gunadarma.ac.id/index.php?option=com_wrapper&Itemid=36
0 komentar:
Posting Komentar